Warum du Microsoft 365 als Lerntools nutzen solltest

Unternehmen müssen sich immer schneller an äußere und innere Veränderungen anpassen und sich kontinuierlich weiterentwickeln. Es reicht also nicht mehr, das vorhandene Wissen in einem Unternehmen zu bewahren. Neues Wissen muss erzeugt und in der Organisation geteilt werden, so dass Innovation rasch möglich wird. Kollaborative und kommunikative Arbeitstools wie Microsoft 365 spielen dabei eine immer wichtigere Rolle.

Dass klassische Lerntools nicht unbedingt die Tools sind, die tatsächlich fürs Lernen genutzt werden, zeigt Jane Harts Umfrage zu den „Top 100 Tools for Learning“ jedes Jahr aufs Neue. Für das Lernen am Arbeitsplatz (Workplace Learning) sind 2022 gleich 2 Tools aus der MS 365 Palette unter den Top 5 gelandet: PowerPoint (Platz 2) und Microsoft Teams (Platz 4).

Diese umfangreiche Softwarelösung ist so vielseitig und flexibel wie ein Schweizer Taschenmesser. Daher überrascht es nicht, dass wir MS 365 nicht nur fürs Arbeiten, sondern auch fürs Lernen nutzen können.

In diesem Blogartikel erfährst du, warum du Microsoft 365 in deiner Organisation als Lerntools einsetzen solltest und wie du das tun kannst.

Welche Vorteile hat Microsoft 365 fürs Lernen in Unternehmen?

Gegenüber anderen Drittlösungen bietet MS 365 zahlreiche Vorteile für das digitale Lernen. Die folgenden drei Gründe stechen dabei heraus.

Kosten- und Zeitersparnis

Wenn die Softwarelösung bereits in deinem Unternehmen eingesetzt wird, kannst du Geld sparen, schließlich brauchst du keine neuen Tools einkaufen. Zudem kannst du auch Zeit sparen, denn Datenschutz- und IT-Security-Fragen dürften bereits geklärt sein.

Mit anderen Worten, das „Schweizer Taschenmesser“ MS 365 steht dir direkt zur Verfügung. Ideen, wie du die verschiedenen Applikationen (Teams, SharePoint, Forms, Stream und Office Anwendungen) einsetzen kannst, erläutere ich dir weiter unten im Blogartikel.

Lernen und Arbeiten verschmelzen zunehmend

Lernen im Unternehmen ist kein Selbstzweck. Die Mitarbeitenden sollen in ihren persönlichen und fachlichen Kompetenzen gestärkt und in ihrer Weiterentwicklung unterstützt werden. Letztlich soll das natürlich auch zu einem Wettbewerbsvorteil führen und sich zum Beispiel in verbesserten Arbeitsergebnissen und -prozessen zeigen. Vor diesem Hintergrund ist bei vielen Themen arbeitsplatznahes Lernen, ja sogar das Lernen im Prozess der Arbeit, besonders zielführend.

Auf dem Weg zur lernenden Organisation verschwimmen die Grenzen von Lernen und Arbeiten zunehmend. Indem du Lernen dorthin bringst, wo Arbeiten passiert, kannst du diesen Effekt unterstützen.

Gerade bei informellen Lernsituationen eignet sich MS 365 hervorragend. So kannst du zum Beispiel über Yammer das soziale Lernen in Communities fördern. Aber auch für formelle Lernangebote bietet MS 365 einiges, wie du weiter unten erfahren wirst.

Digitale Fertigkeiten im Umgang mit Arbeitstools stärken

Wenn du die Arbeitstools aus der MS 365 Palette in Lernangeboten einsetzt, kannst du die digitalen Fertigkeiten der Teilnehmenden im Umgang damit verbessern. Hierfür sollte das Trainingsdesign so angelegt sein, dass ungeübte Teilnehmende niederschwellig mit den Tools in Berührung kommen und diese für die Erarbeitung der Inhalte nutzen können. So lernen sie wichtige Funktionen ganz nebenbei und ohne klassische Softwareschulung kennen.

Bei der Einführung neuer Arbeitstools geht es jedoch nicht nur darum, dass die Mitarbeitenden wissen, wo sie klicken müssen. Viel wichtiger ist, dass sie den Wert für ihre Arbeit darin erkennen. Besonders nachhaltig ist hierbei, dass sie den persönlichen Nutzen und den Mehrwert in der Zusammenarbeit erleben können.

So kannst du zum Beispiel in einem Online-Seminar nicht nur die Applikation MS Teams als virtuellen Seminarraum einsetzen, sondern zudem für Gruppenarbeiten eine geteilte Word- oder PowerPoint-Datei einsetzen. Durch das Festhalten der Ergebnisse können die Teilnehmenden in einem geschützten Lernraum erleben, wie sich das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument von verschiedenen Standorten aus anfühlt und welche Vorteile dies hat.

So kannst du MS 365 für formelles und informelles Lernen einsetzen

Nachfolgend möchte ich dir drei unterschiedliche Szenarien skizzieren, wie du Microsoft 365 fürs Lernen nutzen kannst.

Live-Online-Trainings mit MS Teams

In der Microsoft 365 Welt stehen dir alle Tools zur Verfügung, die du für ein interaktives und wirksames Live-Online-Training oder Online-Seminar benötigst.

Mit MS Teams hast du einen virtuellen Seminarraum mit vielen großartigen Funktionen: Du kannst den Bildschirm teilen, den Chat mit Emojis sowie verschiedene Reaktionen nutzen. Auch ein einfaches Whiteboard steht dir zur Verfügung, welches mittlerweile viele Funktionen bietet. Wenn du jedoch mit umfangreichen Whiteboards wie Miro oder Conceptboard arbeitest, dann wird es dir vermutlich zu wenig Funktionen haben.

Während Gruppenarbeiten in Breakout-Räumen kannst du deine Teilnehmenden gemeinsam an Office Dokumenten oder SharePoint-Seiten ihre Arbeitsergebnisse festhalten lassen.

Quizze, Wortwolken und Umfragen bringen Abwechslung und können die Verarbeitung des Lernstoffs fördern. Auf Drittanwendungen wie Mentimeter oder Kahoot! kannst du nun verzichten, denn MS Forms lässt sich nahtlos mit diesen interaktiven Möglichkeiten in MS Teams integrieren.

MS Planner, ein Tool, um Aufgaben im Team zu verwalten, kann als Alternative zu Padlet oder TaskCards genutzt werden. Hiermit kannst du zum Beispiel Themen sammeln und priorisieren oder die Agenda des Trainings visualisieren.

Falls du das Online-Seminar oder Teile davon aufzeichnest, kannst du die Aufnahme im Nachgang nicht nur den Teilnehmenden, sondern auch anderen im Unternehmen über das firmeninterne Videostreamingportal MS Stream zur Verfügung stellen.

MS Teams für Blended Learning

Lernen ist ein Prozess und ein einmaliges Live-Online-Veranstaltung führt daher selten zum gewünschten Lernergebnis. Durch die Kombination von synchronen und asynchronen Lernphasen kannst du deine Lernenden in ihrem Lernprozess länger begleiten.

Wenn du kein LMS (Learning Management System) zur Verfügung hast oder nutzen möchtest, kann MS Teams als Lernraum den Rahmen für ein solches Blended Learning Angebot bilden.

Hier kannst du zum Beispiel Kanäle zur zeitlichen oder thematischen Strukturierung nutzen, Ergebnisprotokolle und gemeinsame Arbeitsdokumente ablegen und den Austausch zwischen den Live-Sessions fördern und Fragen zeitnah beantworten.

Über die Reiter oben kann du in jedem Kanal beliebige Ressourcen anbinden. Beispiele hierfür sind SharePoint-Seiten, MS Planner, MS Forms Umfragen, externe Webseiten oder Selbstlerninhalte, welche mit einem Autorentool erzeugt wurden.

Im Blogartikel von [lernglust] findest du Tipps, wie du beim Einrichten von Teams als Lernraum vorgehen kannst.

Tipp: Falls du Selbstlerninhalte wie E-Learnings in einem LMS (Learning Management System) liegen hast und gerne die Nutzung tracken möchtest, dann kannst du einen Direktlink in Teams einbinden. Über Single Sign On (SSO) können deine Teilnehmenden dann von der Teams-Oberfläche aus dorthin abspringen. Auf diese Weise kannst du sowohl die Vorteile vom Lernen, wo Arbeiten stattfindet, und dem Tracken im LMS nutzen.

Lernen in MS Teams wird übrigens auch vom Microsoft selbst forciert. Mit der neuen Erweiterung Viva Learning können Lernquellen wie LinkedIn Learning und Inhalte aus dem LMS direkt über die Teams-Oberfläche genutzt werden. Viva Learning ist meiner Meinung nach zwar noch nicht ganz ausgereift, lässt jedoch heute schon erahnen, dass es fürs Corporate Learning in der Zukunft spannend werden könnte.

User-Generated-Content mit MS Stream

Im Unternehmen befindet sich so viel Wissen in einzelnen Köpfen. Natürlich hat das Unternehmen ein Interesse daran, dass das Wissen der Expert*innen vielen Kolleg*innen zur Verfügung steht. Wenn das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden muss, dann ist das ein immenser Zeitgewinn und womöglich der entscheidende Wettbewerbsvorteil.

Wissensmanagement ist ein großes Thema und nicht neu. Neu sind jedoch die vielen einfachen Möglichkeiten, die MS 365 bietet, um Expert*innenwissen für andere verfügbar zu machen. Mit so genanntem User-Generated- oder Expert-Generated-Content kannst du insbesondere informelles Lernen über digitale Medien im Unternehmen fördern.

Hierzu zählt das Erstellen von kurzen Videos mit MS Stream. Falls du MS Stream nicht kennst, du kannst es dir wie ein unternehmensinternes YouTube vorstellen. Mit dem integrierten Videoaufnahmetool, können sowohl Screencasts als auch „Talking Head“-Videos bzw. eine Kombination aus beidem erstellt werden.

Über MS Form können die Zuschauenden sogar interaktiv eingebunden werden. Hierfür kannst du ein Quiz oder eine Umfrage an der gewünschten Stelle im Video einfügen.

Gerade bei Lernvideos ist es hilfreich, dass sie nicht alleine stehen, sondern den Zuschauenden helfen, das Gesehene zu verarbeiten und zu reflektieren. Mit einem Quiz können die Zuschauenden selbst überprüfen, was hängen geblieben ist. Und über eine Umfrage mit Freitexten kannst du sogar eine tiefergehende Auseinandersetzung fördern und im Idealfall im Nachgang sogar ein individuelles Feedback geben.

Achtung Rechtekonstrukt

Das Rechtekonstrukt in MS 365 ist mitunter verwirrend. Die Berechtigungen für interne und externe Trainer*innen sind für gewöhnlich unterschiedlich. Daher ist es wichtig, dass du im Vorfeld überprüfst, dass dir wirklich alle benötigten Funktionen zur Verfügung stehen.

Externe Trainer*innen benötigen häufig die Unterstützung von Personen aus dem Unternehmen, um einen Lernraum für ein Live-Online-Veranstaltung oder ein Blended Learning Angebot nach ihren Wünschen einrichten zu können.

Fazit

MS 365 bietet großartige kollaborative und kommunikative Möglichkeiten für New Work. Diese lassen sich auch für New Learning im Unternehmen nutzen.

Sowohl formelle Lernangebote wie Live-Online-Veranstaltungen und Blended Learning Angebote als auch informelle Lernformate im Rahmen von User Generated Content können ohne zusätzliche Kosten mit dem MS 365 Tools umgesetzt werden.

Geschickt eingesetzt können diese Lernangebote auch die digitalen Fertigkeiten und die Einstellung zu den Arbeitstools verbessern.

Für externe Trainer*innen gibt es jedoch aufgrund des komplexen Rechtekonstrukts auch Stolpersteine. Daher ist es unumgänglich, dass sie im Vorfeld die Berechtigungen klären und überprüfen.

Setzt du bereits MS 365 als Lerntools ein? Verrat es mir in einem Kommentar!