Wie ich KI für mein persönliches Wissensmanagement nutze

Lebenslanges Lernen und meine Neugierde sind eine ideale Kombination. Sobald ich auf eine interessante Ressource stoße – sei es ein Blogartikel, ein YouTube Video, ein Onlinekurs oder ein Buch – wächst meine Liste mit Lernquellen sofort an. Doch nur das Sammeln von Quellen reicht nicht aus, um kontinuierlich zu lernen und mein persönliches Wissensmanagement effektiv zu gestalten.

In diesem Blogartikel erzähle ich dir, welche Herausforderungen mir bei meinem persönlichen Ideen- und Wissensmanagement begegnen, wie ich damit umgehe und welche zwei KI-gestützten Tools für mich unverzichtbar geworden sind.

Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogparade „Wie nutze ich KI im Alltag?“ von Beatrice Krammer entstanden.

Lebenslanges Lernen

Lebenslanges Lernen ist mir wichtig. Doch auch für mich als Lernenthusiastin und Lerndesignerin ist es kein Selbstläufer.

Herausforderungen

Gute Lernquellen aufspüren, das kann ich gut. Doch das ist nur der erste Schritt. Die Inhalte anschließend zu verarbeiten, ist eine viel anspruchsvollere Aufgabe. Dabei stoße ich immer wieder auf drei zentrale Herausforderungen:

• Herausforderung 1: Zeit finden
  Wer kennt es nicht? Unsere Tage sind voll und es ist schwierig, Zeit fürs Lernen freizuschaufeln.
• Herausforderung 2: Erinnern
  Was ich mir nicht notiere, vergesse ich. So gerne ich Podcasts nebenbei höre, so leicht vergesse ich die Inhalte, wenn ich keine Notizen mache.
• Herausforderung 3: Verwerten
  Das Ziel des Lernens ist nicht, Wissen anzuhäufen, sondern es zu nutzen. Daher brauche ich ein System, mit dem ich meine Notizen und Gedanken wiederfinde, wenn ich ein Thema für meine Arbeit aufgreifen möchte.

„Applied Knowledge is Power.“

Dale Carnegie

Wie ich Zeit finde

Damit „lebenslanges Lernen“ keine leere Worthülse, sondern eine regelmäßige Realität ist, schaffe ich mir bewusst Zeit zum Lernen.

Für größere Lerneinheiten, zum Beispiel für Kurse, reserviere ich Zeitblöcke. Manchmal geplant, manchmal nach Lust und Laune.

Kleinere Lerneinheiten, wie Blogartikel oder Podcasts, bekommen keine Extrazeit in meinem Tag. Damit sie nicht untergehen, kopple ich sie an Tätigkeiten, die ich sowieso mache. Auf diese Weise gibt es täglich Auslöser für kleine Lerneinheiten. Ich gebe dir zwei Beispiele:

1. Wenn ich Zug fahre, dann stöbere ich auf LinkedIn, lese einen Blogartikel oder schau ein YouTube-Video an.
2. Wenn ich mit meiner Hündin Gassi gehe, dann höre ich einen Podcast oder lasse mir einen Blogartikel vorlesen.

An manchen Tagen schaffe ich nur eine Minieinheit, an anderen auch mehrere. Für mich funktioniert das gut, weil ich auf diese Weise kontinuierlich dranbleibe und das Lernen nicht aufschiebe, bis ich irgendwann einmal Zeit habe. Denn das wird wohl nie passieren.

Nachfolgend möchte ich dir mehr über meine täglichen, kleinen Lerneinheiten erzählen. Diese sind für mich besonders wichtig, da sie mir ermöglich, auf dem Laufenden zu bleiben und ich sie mittlerweile gut im Alltag unterbekomme.

Wie ich Notizen mache, um mich zu erinnern

Beim Lesen markiere ich gerne Textpassagen und notiere meine Gedanken. Höre ich einen Podcast und habe einen Geistesblitz, halte ich diesen sofort fest.

Dies gelingt mir mit den Tools Readwise Reader und Audiopen. Weiter unten stelle ich dir diese beiden Tools vor und zeige dir, wie ich sie konkret anwende.

Wie ich meine Notizen wiederfinde, um sie zu verwerten

Für mich ist es wichtig, alle Notizen zu Blogartikeln, Kursen und Ideen an einem Ort zu haben. In meinem Fall ist das mein digitales Notizbuch Notion. An diesem zentralen Ort pflege und verwende ich die Inhalte weiter.

Die Inhalte aus Readwise Reader und Audiopen wandern automatisch in mein digitales Notizbuch. Hier kann ich den Ressourcen Schlagwörter zuordnen. Wenn ich später ein bestimmtes Thema aufgreifen möchte, finde ich die relevanten Notizen über das entsprechende Schlagwort oder die Suchfunktion.

Zwei unverzichtbare Tools für mein persönliches Wissensmanagement

Ich gebe zu, ich gehöre zu denjenigen, die nie ohne Handy aus dem Haus gehen. Diese Tatsache habe ich mir für mein persönliches Ideen- und Wissensmanagement zunutze gemacht, indem ich passende Apps installiert habe.

Eins vorweg: Nicht jede App ist nützlich. Handys sind schnell voll mit vielen (vermeintlich) nützlichen Apps, die man dann letztlich doch nicht nutzt. Der unreflektierte Einsatz vieler Apps oder Tools ist keine Lösung für unsere Probleme, und sicherlich sind Tools auch nicht entscheidend für das persönliche Wissensmanagement.

Ich denke, dass gerade bei diesem Thema Gewohnheiten und Prozesse entscheidend sind. Passende Tools, richtig eingesetzt, können jedoch beides unterstützen.

Nun möchte ich dir zwei KI-gestützte Tools vorstellen, die ich bereits seit vielen Monaten täglich nutze und die mein persönliches Ideen- und Wissensmanagement enorm verbessert haben:

Readwise Reader

Readwise Reader ist im Kern eine „Read-it-later-App“ für alles, was du später lesen möchtest – Blogartikel, PDFs, Newsletter oder YouTube-Videos.

Ich nutze den Service seit Ende 2022, sowohl auf dem Handy als auch auf dem Laptop. Der nahtlose Wechsel funktioniert prima, und ich kann Inhalte auf dem Gerät meiner Wahl lesen oder zwischendrin wechseln.

Funktionen, die ich schätze

Der große Funktionsumfang und die KI-Funktionen machen Readwise Reader für mich zu einer ganz besonderen Read-it-later-App. Lass mich dir einige Funktionen etwas näher vorstellen.

Blogartikel

Die App enthält einen RSS-Reader, d.h., ich kann Blogartikel darüber abonnieren und darin lesen. Neue Artikel kann ich vorsortieren und zum „später Lesen“ markieren. So kann ich, wenn ich einen Artikel lesen möchte, direkt über meine „Leseliste“ einsteigen.

Während des Lesens kann ich mit einem Doppelklick Highlights setzen, also Textpassagen markieren. Zudem kann ich meine eigenen Notizen hinzufügen.

Newsletter

Ich habe einige gute Newsletter abonniert, finde es jedoch unpraktisch, dass sie in meinem E-Mail-Postfach landen. Interessante Newsletter leite ich daher an Readwise Reader weiter.

Readwise Reader hat zudem eine eigene E-Mail-Adresse, d.h., ich kann Newsletter auch direkt über diese abonnieren. In diesem Fall bekomme ich die Newsletter genauso wie Blogartikel direkt in meinen Feed. Sehr praktisch!

Auch diese Newsletter kann ich auf die gleiche Weise mit Highlights und Notizen bearbeiten.

YouTube Videos

Ich schätze es sehr, dass ich auch YouTube-Videos in der App anschauen kann. Ich kann das Video genau wie auf YouTube abspielen, habe hier aber eine zusätzliche Funktion: Das Video wird automatisch transkribiert. So kann ich auch hier wichtige Stellen markieren und meine eigenen Notizen hinzufügen.

Text-to-Speech

Die Text-to-Speech-Funktion nutze ich oft beim Gassi gehen. Dabei lasse ich mir Blogartikel von einer synthetischen KI-Stimme vorlesen.

Auch in diesem Szenario kann ich Textpassagen markieren. Dafür muss ich nur zweimal auf den rechten Ohrstöpsel meines Bluetooth-Headsets drücken. Genial, oder?

Ghostreader

Der KI-gestützte Ghostreader basiert auf der Technologie von ChatGPT und bietet vielseitige Funktionen, die für mein persönliches Wissensmanagement hilfreich sind. Er kann unter anderem:

• den gesamten Artikel oder meine Highlights zusammenfassen,
• Fragen zum Artikel stellen,
• Passagen umschreiben oder übersetzen,
• und Fragen und Antworten auf Basis meiner Highlights für Flashcards erstellen.

Diese Funktionen sind praktisch, um sich vor dem Lesen einen Überblick zu verschaffen oder um Leitfragen für die Lektüre zu haben.

Aktuell schreibt der Ghostwriter leider nur auf Englisch. Du kannst dennoch Eingaben auf Deutsch machen, erhältst die Antworten jedoch immer auf Englisch. Ich gehe davon aus, dass sich das in Zukunft ändern wird. Die Text-to-Speech-Funktion war anfangs auch nur auf Englisch verfügbar und funktioniert mittlerweile gut auf Deutsch.

Alle Notizen in meinem digitalen Notizbuch

Alle Markierungen und Notizen, die ich mir während des Lesens im Readwise Reader gemacht habe, landen automatisch nach Ressource sortiert in meinem digitalen Notizbuch Notion.

Ein weiterer Vorteil von Readwise Reader ist, dass du auch die separate Readwise App erhältst. Damit kannst du zusätzlich Markierungen und Notizen aus eBooks direkt an ein digitales Notizbuch senden. Das ist eine tolle Funktion, die ich ebenfalls sehr schätze.

Somit habe ich alles, was ich mir in einem Kindle eBook merken möchte, am gleichen Ort wie all meine anderen Notizen.

Ein typischer Workflow mit Readwise Reader: Blogartikel lesen

1. Ich sitze im Zug und sehe auf LinkedIn einen interessanten Artikel. Diesen schicke ich an Readwise Reader und öffne die App.
2. Da der Artikel recht lang ist, lasse ich mir den Text zunächst vom Ghostreader zusammenfassen, um zu entscheiden, ob ich den Artikel überhaupt lesen möchte. Manchmal lasse ich mir vom Ghostreader auch Fragen erstellen, um beim Lesen Leitfragen im Kopf zu haben. Das hilft mir, fokussiert zu bleiben, insbesondere wenn ich ein Thema noch nicht so gut kenne.
3. Beim Lesen markiere ich interessante Stellen und füge oft meine eigenen Gedanken als Kommentare hinzu.
4. Wenn ich den Artikel mit anderen teilen möchte, kommt der Ghostreader zum Einsatz. Ich lasse den Artikel basierend auf meinen Highlights zusammenfassen und Fragen generieren, die ich für eine mögliche Diskussion nutzen kann.
5. Anschließend teile ich den Link inklusive Ghostreader-Zusammenfassung und Fragen mit den entsprechenden Personen in einem Teamskanal oder in einer Community.

Audiopen

Wenn du zu den Menschen gehörst, die gerne laut sprechen, um Ideen zu entwickeln oder Gedanken zu sortieren, könnte dich Audiopen in deinem persönlichen Ideen- und Wissensmanagement enorm unterstützen. Zumindest ist das bei mir der Fall.

Lass mich ein wenig ausholen und dir von meiner Odyssee vor Audiopen erzählen.

Meine Gedankeneinfangversuche vor Audiopen

Ich arbeite Ideen zwar gerne am Schreibtisch aus, doch entstehen sie dort selten. Wenn ich hingegen mit meiner Seniorenhündin Biza durch die Natur schlendere, kommen mir die besten Ideen. Entweder, weil ich gerade meine Gedanken schweifen lasse, oder weil ich einen inspirierenden Podcast im Ohr habe.

Die Gefahr ist jedoch groß, dass diese Ideen genauso schnell verloren gehen, wie sie aufgekommen sind.

Lösungsansatz 1: Stichpunkte ins Handy

Früher bin ich in solchen Momenten stehen geblieben, um die wichtigsten Stichpunkte in mein Handy zu tippen. In der Sonne mit spiegelndem Display ist das ziemlich anstrengend.

Zumal ich eigentlich meine Gedanken frei heraus sprechen und dabei weiter durch die Natur laufen möchte. Gerade wenn meine Gedanken noch unausgereift sind, möchte ich erst einmal eine Art „Braindump“ machen. Das geht für mich sprechend am besten.

Lösungsansatz 2: Sprachnachrichten

Also habe ich angefangen, Sprachnachrichten über WhatsApp an mich selbst zu schicken. Es stört ja niemanden, dass ich im Wald vor mich hin plappere. Das Problem war jedoch, dass ich mir die Sprachnachrichten hinterher in den seltensten Fällen angehört habe, um den Kern herauszuarbeiten.

Lösungsansatz 3: Speech-to-Text App

Daraufhin habe ich es mit einer App versucht, die meine Sprachnachrichten in Text umwandelte, um im Nachgang einen Text anstatt einer Sprachnachricht nachbereiten zu können. Vielleicht hatte ich die falsche App erwischt, jedenfalls hat sie mein Problem auch nicht gelöst. Es war mir viel zu kompliziert, die Texte in mein digitales Notizbuch zu übertragen, also blieben sie in der App liegen.

Das traurige Resultat meiner Bemühungen

Das Resultat all meiner Lösungsansätze war unzufriedenstellend. In all den Szenarien sind viele meiner Gedanken letztlich irgendwo auf dem Handy verschollen. Die Prozesse waren zu umständlich und zu zeitintensiv, und meine Notizen waren an zu vielen verschiedenen Stellen verteilt.

Mit Audiopen: Ideen- und Wissensmanagement to go

Seit November 2023 nutze ich Audiopen und habe damit den für mich perfekten Workflow gefunden, damit keine Gedanken und Ideen mehr verloren gehen.

Mit Audiopen kann ich meine Ideen selbst bei Sonnenschein und spiegelndem Display bequem festhalten, denn ich kann meine unsortierten Gedanken direkt ins Handy einsprechen.

Über Bluetooth-Kopfhörer kann ich beim Laufen völlig natürlich sprechen. Das ist besonders praktisch, wenn ich keine Hand frei habe, um das Handy zu halten.

Das Gesprochene wird anschließend von Audiopen in Text umgewandelt, also transkribiert.

Audiopen nutzt die Technologien von OpenAI und kann somit, wie ChatGPT, Texte in unterschiedlichen Längen zusammenfassen und gliedern. Das heißt, ich bekomme nicht nur ein Transkript, sondern tatsächlich auch einen gut strukturierten und sauber ausformulierten Text.

Diese Strukturierungshilfe ist Gold wert, wenn ich laut nachdenke und von einem Gedanken zum nächsten springe, weil ich selbst noch keine Klarheit habe.

Die Zusammenfassung ist übrigens so gut, dass ich sie direkt veröffentlichen könnte. Das mache ich jedoch für gewöhnlich nicht. Vielmehr habe ich dahinter eine Automatisierung, wodurch die Notizen direkt an mein digitales Notizbuch verschickt werden. Somit habe ich alle Ressourcen und Gedanken zentral abgelegt und kann sie von hier aus zum Beispiel am Computer weiterverarbeiten.

Drei Typische Workflows mit Audiopen & ein Fun Fact

Geistesblitze festhalten

Wenn ich beim Gassi gehen über meine Bluetooth-Kopfhörer einen inspirierenden Podcast höre und dieser bei mir viele Gedanken und Ideen auslöst, pausiere ich den Podcast kurz. Danach öffne ich Audiopen, um meine Gedanken einzusprechen. Anschließend wechsle ich zurück zum Podcast, während die Sprachnotiz im Hintergrund in Text umgewandelt und an mein digitales Notizbuch geschickt wird.

Braindump

Wenn ich einen vollen Kopf habe, hilft es mir sehr, die Dinge auszusprechen. Das ist zum Beispiel nach einer Messe, einem Kongress oder einem Barcamp der Fall.

Während der letzten LEARNTEC bin ich abends meine Stichpunkte und Fotos durchgegangen und habe völlig unsortiert ausgesprochen, was mir durch den Kopf gegangen ist. Nachdem ich alle Gedanken, Ideen und To Dos ausgesprochen hatte, hat Audiopen den Rest für mich erledigt.

Reflexion nach Live-Online-Training

Ich halte Selbstreflexionen für ein großartiges Instrument, das mir hilft, mich in meiner Arbeit zu verbessern. Und dennoch fallen sie, nachdem ich ein Live-Online-Training gegeben habe, oft hinten runter. Das liegt mitunter daran, dass meine Hündin und ich nach einer längeren „Schreibtischsession“ ein großes Bedürfnis haben, möglichst rasch rauszugehen.

Mittlerweile nutze ich Audiopen auf der Gassirunde im Anschluss an ein Live-Online-Training, um verschiedene Reflexionsfragen durchzugehen und meine Gedanken festzuhalten, solange sie noch frisch sind. Direkt danach habe ich meine druckfertige Reflexion in meinem digitalen Notizbuch.

Fun Fact: Wie meine Newsletter entstehen

Viele meiner Newsletter entstehen tatsächlich auf Basis einer Sprachnotiz in Audiopen – zum Beispiel hier auf dieser Wiese.

Du bist noch nicht in meinem Newsletter? Hier kannst du ihn abonnieren.

Notizen pflegen

Dass alle meine Notizen automatisch in meinem digitalen Notizbuch Notion landen, war für mich ein Durchbruch in meinem persönlichen Ideen- und Wissensmanagement. Wenn ich etwas suche, weiß ich genau, wo ich nachschauen muss.

Die Suchfunktion von Notion ist gut, dennoch ist es von Vorteil, die Notizen zu pflegen. Ich gehe also regelmäßig die eingegangenen Notizen durch und gebe ihnen in den meisten Fällen ein Schlagwort, um sie einem bestimmten Themengebiet zuzuordnen.

Hier spielen die bereits erwähnten Routinen und Prozesse eine Rolle, die in meinen Augen für ein erfolgreiches persönliches Wissensmanagement von großer Bedeutung sind.

KI für die Gestaltung von Lernräumen

Jetzt weißt du, welche beiden KI-Tools mein Ideen- und Wissensmanagement enorm verbessert haben.
Falls du auch wissen möchtest, wie ich KI im Rahmen der Konzeption und Umsetzung von digitalen Lernangeboten nutze, kann ich dir die KI-Experimentierwerkstatt empfehlen. In dem 5-wöchigen Programm teile ich meine besten Prompts, Tools und Tipps, um in kürzerer Zeit bessere Lernräume zu gestalten. An dieser Stelle verrate ich dir gerne schon einmal, dass ChatGPT mein Allrounder ist, auf den ich nicht mehr verzichten möchte.

Die KI-Experimentierwerkstatt

Live-Online-Workshops für Learning Professionals, die lernen wollen, wie sie mit KI digitale Lernangebote schneller, günstiger und wirksamer gestalten können.

Weitere Infos & Anmeldung

Die nächste Runde startet am 07.10.2024.

Fazit

KI-gestützte Tools haben mein Ideen- und Wissensmanagement deutlich verbessert. Readwise Reader und Audiopen helfen mir, kontinuierlich zu lernen, Gedanken festzuhalten und Ideen zu organisieren.

In Readwise Reader kann ich Artikel, Newsletter und Videos sammeln und durcharbeiten. Audiopen wandelt meine spontanen Ideen und wirren Gedanken in strukturierte Texte um.

Die Automatisierung in mein digitales Notizbuch Notion stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.

Wie sieht dein persönliches Wissensmanagement aus? Könnte eines der beiden Tools für dich hilfreich sein? Erzähle mir davon in einem Kommentar.